자주 사용하는 파일을 집과 회사, 휴대폰 등에서 동시에 관리하기 위해 클라우드 서비스를 이용하는데 그중 마이크로소프트의 원드라이브는 윈도우 설치 시 기본으로 지원해 사용자들이 계속 늘어나고 있다. 처음 보면 헷갈릴 수 있는 원드라이브의 아이콘 별 의미와 동기화 기능을 정리해 보았다.
원드라이브(OneDrive)
Microsoft OneDrive 클라우드 저장소 및 파일 공유 | Microsoft 365
원드라이브는 Microsoft 에서 서비스하는 클라우드 저장소 서비스이다. Office 365 구독 서비스를 통해 1TB의 저장소를 서비스받거나 좀 더 비용을 지불하여 10TB의 자신만의 저장소를 사용할 수 있다.
※ 유사 서비스로 구글 드라이브, 드랍박스 등이 있다.
해당 서비스를 사용함으로서 가질 수 있는 장점은 여러 가지 있는데 대표적으로
- 저장된 파일의 이력관리를 할 수 있다.
- 원드라이브(OneDrive) 앱을 PC에 설치하여 자신의 로컬 저장소처럼 사용할 수 있다.
저장된 파일의 이력관리가 된다는 이야기는 파일을 수정할 때 마다 (예를 들어 문서 파일을 열어 내용을 쓰고 저장) 기존 문서 내용이 이력으로 남아있다. 이력으로 남은 파일은 언제든 과거 문서를 다운로드하거나 과거 문서로 회귀할 수 있다.
이런 기능은 문서에 잘못된 내용을 실수로 저장을 하였거나 해킹 또는 바이러스로 인해 파일이 손상되는 경우 과거 문서로 회복할 수 있다는 큰 장점이 있다.
로컬 저장소처럼 사용할 수 있는 기능은 클라우드 저장소의 파일에 접근하기 위해 인터넷에 접속하는 것이 아니라 윈도우 탐색기에서 로컬 저장소처럼 언제든 실행하고, 복사하고, 삭제할 수 있다는 이야기이다.
이를 위해, 원드라이브는 실제 로컬 저장소 (C:)에 자신이 온라인에 가지고 있는 저장소와 매칭되는 공간(OneDrive)을 만들어 낸다. 사용자가 로컬 저장소 안에 OneDrive 폴더에 파일을 복사하면 동기화 기능을 사용하여 온라인에 자동 업로드 된다. 반대로 누군가 온라인에 파일을 직접 업로드하면 로컬 저장소 OneDrive 폴더에 해당 파일이 다운로드된다.
이런 동기화 기능에 있어서 원드라이브는 각 파일에 대해서 3가지 "요청 기반 파일 관리" 방법을 제공한다.
- 온라인 전용 파일
- 로컬에서 사용할 수 있는 파일
- 항상 사용 가능한 파일
실제 각 파일이 어떤 방법으로 관리되고 있는지 구분하는 방법은 파일 아이콘을 통해 구분 가능하다.
- 온라인 전용 파일
- 로컬에서 사용할 수 있는 파일
- 항상 사용 가능한 파일
"온라인 전용 파일"은 온라인에만 존재하는 파일이다. 로컬 저장소에 파일이 표시되지만 실제로 로컬 저장소에 존재하지 않는다. 이런 이유로 장점은 로컬 컴퓨터의 공간을 차지하지 않으며, 단점으로 인터넷 연결 실패 시 사용이 불가능하다.
"로컬에서 사용할 수 있는 파일"은 사용자가 탐색기를 통해 "온라인 전용 파일"을 열면 로컬 저장소 OneDrive 폴더에 다운로드되고 이후 언제든 로컬 저장소에서 사용 가능해지는 파일을 의미한다. 일반적 사용 방법으로 장점은 인터넷 연결 없이 사용이 가능하고 이후 인터넷이 연결되면 온라인과 자동 동기화 된다. 단점은 로컬 컴퓨터 공간을 사용한다.
"항상 사용 가능한 파일"은 "로컬에서 사용할 수 있는 파일"과 매우 유사하다. 차이점은 기존 방법이 "온라인 전용 파일"에 접근한 이후 로컬 저장소에 다운로드하여 사용하는 경우라면 이 파일은 이와 무관하게 항상 로컬 저장소에 다운로드된다. 장/단점은 "로컬에서 사용할 수 있는 파일"과 동일하다.
이와 같이 3가지 파일 관리 방법에 따라 장/단점을 적절하게 활용할 수 있다. 예를 들어 평소 사용하지 않는 파일은 "온라인 전용 파일"로 관리하여 로컬 저장소의 공간을 절약하고 항상 사용하는 파일은 "항상 사용 가능한 파일"을 통해 온라인/오프라인 무관하게 쉽게 사용할 수 있다. 때때로 자주 사용하는 파일은 "로컬에서 사용할 수 있는 파일"을 통해 평소 로컬 저장소 공간을 절약하다가 자주 사용하는 시점에 온라인/오프라인 무관하게 쉽게 사용 가능하다.
<정리> 3가지 파일 관리 특징
여기서 원드라이브는 각 파일의 관리 방법을 제어할 수 있는 2가지 방법을 제공한다.
- 항상 이 장치에 유지
- 공간 확보
위 2가지 방법은 파일을 선택하고 마우스 오른쪽을 누르면 팝업 메뉴를 통해 수행할 수 있다.
첫 번째로 "항상 이 장치에 유지" 설정이다. 이 설정은 해당 파일이 "항상 사용 가능한 파일"로 관리되도록 파일 관리를 시작한다. 사용 방법은 아래 그림과 같다.
두 번째로 "공간 확보" 설정이다. 이 설정은 해당 파일이 항상 온라인에서만 유지/관리되도록 파일 관리를 시작한다. 기본설정으로 "온라인 전용 파일"을 열면 "로컬에서 사용할 수 있는 파일"로 변환이 되는데 이 기능을 설정하면 항상 온라인에서 사용된다. 즉 로컬 저장소 공간 절약을 위해 "로컬에서 사용할 수 있는 파일"로 변환을 막기 설정이다.
원드라이브가 자동으로 동기화를 해버려서 짜증 났던 기억이 다들 한 번쯤은 있을 텐데 잘 활용하면 좋은 프로그램이니 동기화 방식을 이해하고 필요시 활용해 보길 바란다.